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[行知]档案信息资源社会共享的思考与推进
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  加快档案信息资源社会共享的步伐,已经成为档案部门重点研究的课题与行动的领域。找准政府信息公开和档案信息资源共享之间的结合点,改进档案信息管理和服务模式,既能进一步满足公众利用信息的需求,也是档案事业适应社会发展的必然趋势。

  2008年5月1日,《中华人民共和国政府信息公开条例》正式施行,第十六条规定:“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所,并配备相应的设施、设备,为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。” 《信息公开条例》的施行,使档案馆肩负起了新的工作职能,在完成场地、设备、人员配置,实现为各界群众提供现行文件和政府信息的查阅利用功能后,加快档案信息资源社会共享的步伐,已经成为档案部门重点研究的课题与行动的领域。

  政府信息与档案信息资源的关系

  《政府信息公开条例》中,“政府信息”被定义为:行政机关在履行职责过程中制作或者获取的,以一定形式记录、保存的信息。政府信息公开是指国家行政机关和法律、法规以及规章授权和委托的组织,在行使国家行政管理职权的过程中,通过法定形式和程序,主动将政府信息向社会公众或依申请而向特定的个人或组织公开的制度。

  《档案法》中,“档案”被定义为:过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。据此,档案信息资源就是适应生产力的发展水平,通过人类的参与而获取的可利用的档案的内容及表达档案内容的文字、图形等信息的有机体。

  社会共享是指档案信息资源被普通居民关心和利用。政府信息和档案信息资源交叉衔接,两者之间的密切联系为档案信息资源的社会共享提供了契机,成为政府信息公开和档案信息资源社会共享之间的结合点。通过对档案信息资源的整合,利用档案信息资源共享平台,既能进一步满足公众利用信息的需求,也是档案事业适应社会发展的必然趋势。

  政府信息公开对档案信息资源社会共享的作用

  政府信息公开为档案信息资源开发利用提供了优越环境,切实提高了档案信息的利用率,有利于充分发挥档案信息的价值,促进了档案信息资源共享体系的构建。

  政府信息公开拉近了公众与档案馆的距离。一直以来,档案馆以档案重地的严肃面孔面向社会,利用档案信息资源基本是政府行为,与公众关系不大,公众与档案馆之间有一定的心理距离。随着政府信息公开工作的逐步推进,公众的信息利用意识得到提升,越来越多人通过政府信息来获取和维护自己的合法权益。档案馆在为各级政府、机关服务的同时,做好档案信息资源向公众开放的工作,进一步发挥了公共文化服务的功能。

  政府信息公开为档案资源共享提供了优越环境。政府信息公开工作涉及政府各部门,《政府信息公开条例》对政府信息公开的组织机制、信息收集机制和信息共享机制等作了具体规定,这不仅打破了部门间的信息垄断,也促进了信息资源的整合、利用,为信息资源保障提供了多方面保障。

  政府信息公开向信息资源共享提出了更高要求。为实现快速、方便地检索和查阅信息,档案馆要不断完善档案信息化建设,运用更先进的信息技术,探索更先进的服务方式,加快档案信息资源平台的开发建设,以实现政府信息和档案信息资源以更便捷的方式真正为公众所共享。

  当前档案信息资源共享面临的挑战

  法律法规还不完善。目前,《档案法》和《档案法实施办法》关于档案开放利用的规定为档案信息资源共享提供了基本前提,一些地区也制定了档案条例、实施办法等。但无论从全国还是地方看,在档案信息资源共享方面,国家、地方、系统行业还没有形成相互联系、彼此配套的法律、法规和规章体系,对全国档案信息资源共享的有序推进造成了影响。

  固有观念有待转变。长期以来,我国实行的是高度集中的管理体制,海量的档案资料以封闭状态保存在档案库房内,档案馆将档案的保管作为最主要的工作职能,尽管也承认档案信息资源开放利用的重要性,但多为重视档案为国家机关和社会团体服务的功能,轻视档案馆作为文化事业机构和信息服务中心为公众服务的功能。目前,个人档案的利用主要还局限在婚姻档案、人事档案等方面,社会公众的用档需求还没有真正满足。档案部门服务公众意识、社会各界档案利用意识都有待提高。

  共享系统标准不一。当前,传统的档案资源利用模式已向多载体、全方位、深层次的方向发展,现代信息技术提供了新的信息存储载体、传递渠道及处理方式,档案信息资源的数字化和利用服务的网络化已是大势所趋。然而,档案信息资源共享并没有形成统一的标准,各地区、各系统间涉及档案信息加工、存储、检索、发布以及安全的档案资源共享实现标准各不相同,造成了档案信息资源共享依然在狭小的环境中进行,将其纳入整个社会信息资源体系中存在一定困难。

  鄞州区档案信息资源社会共享的探索

  近年来,区档案局找准政府信息公开和档案信息资源共享之间的结合点,改进档案信息管理和服务模式,深化共享机制、丰富共享内容、拓展共享领域,力促档案信息资源社会共享工作,取得了明显成效。

  多层次推进,全面建成档案信息资源社会共享平台。区档案局总投资700余万元,成功打造鄞州区档案信息资源服务平台体系,构建起多层次服务政府、服务馆藏、服务公众的档案信息资源共享模式。

  ——打造核心网络平台。区电子文件中心作为鄞州区档案信息化工作的核心网络平台,为全区100余家列入进馆范围的机关单位、镇、街道提供档案信息化管理服务。中心现有各类目录数据280余万条,全文数据10余万件,实现了全区数字档案资源的大融合,基本可以满足各单位的在线查档需求。

  ——打造馆藏档案平台。区数字档案馆馆藏档案信息系统作为馆藏数字档案信息化管理平台,实现了馆藏档案目录数据和全文数据的信息化管理。目前,馆藏档案信息系统已有各类目录数据180余万条,全文数据90余万件。利用信息化查询手段,实现了在百万条的海量数据中快速搜索到所需档案信息。

  ——打造门户网站平台。公众通过鄞州档案网可以了解政务信息、办事程序和查档指南,并能在线和工作人员交流咨询。鄞州档案网架起了公众了解鄞州的桥梁,提升了档案工作在全社会的影响力。

  全方位服务,努力满足公众档案信息资源利用需求。区档案局坚持把群众满意作为档案工作的价值追求,不断提升档案信息资源社会共享水平,注重优化档案特别是民生档案的查阅服务,获得社会各界好评。

  ——建设专题数据库满足民生需求。借助丰富的馆藏资源,遵照“以民为本”的理念,区档案馆对馆藏的历年档案信息资源进行二次整合,建立了婚姻档案、农业税、户粮精简、知青档案、住房档案等8个与民生息息相关的专题数据库,形成电子目录21万余条,全部实现全文数字化,为公众提供全免费公开查阅服务。

  ——打造便捷查档通道提升窗口服务能力。设立局(馆)长接待日,开展档案查阅利用、展厅参观接待等服务,听取公众对档案工作的意见和建议;推出预约查档服务,为无法在工作日到档案馆查阅的公众,提供双休日查档服务;推出函电代查、查档全程代办和为困难老人送档上门、“异地查档,跨馆出证”等服务,以满足异地群众、孤寡老人、革命伤残军人等的查档需求。区档案馆已向社会开放档案资料和政府信息近26万余条,近5年累计接待各级利用者2.8万余人次,利用档案5.2万余卷(册),保持窗口服务零投诉。

  ——档案信息资源远程共享方便公众利用。着力解决档案便民服务“最后一公里”问题,在瞻岐、邱隘等21个镇(街道)推广“馆室联动、远程查档”服务,当地群众可就近在镇(街道)档案室查阅所需的区档案馆馆藏婚姻档案,并当场获得档案证明。建立行政村(社区)档案管理平台,以信息化手段全面管理村级档案,并实现村级档案村际共享、档案馆档案及镇(街道)档案辖区内共享的目标。

  高起点谋划,分层实施智慧档案战略。2014年,我区投入180万元,启动“智慧档案”项目,完成档案实体智慧管理系统建设、智慧档案服务平台建设和服务器虚拟化支撑平台建设。其中,智慧档案服务平台通过对现有的电子文件中心平台、馆藏档案管理平台、门户网站平台和远程查档服务平台等四大平台进行功能提升,实现网上自助预约功能、智能借阅管理功能等,2016年完成建设并投入使用,鄞州区档案信息资源社会共享程度得到了进一步提升。

 
 
来源: 17-07-04 09:38
 
 
 
 
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